Aviseur.e - Atelier

• Poste de jour – sur semaine
• Congé un vendredi sur deux!
• Programme complet d’assurances collectives
• Contribution employeur au régime de retraite

Votre rôle en tant qu’Aviseur - Atelier sera d’assurer la gestion efficace des opérations de l’atelier. Vous serez responsable de la coordination complète des interventions, de la prise en charge des demandes clients jusqu’à la facturation et la relance. Votre rôle implique de recevoir et de qualifier les appels entrants, de planifier les travaux en fonction des besoins exprimés, de préparer les soumissions, de suivre l’évolution des dossiers, de produire les factures et d'assurer un suivi rigoureux auprès des clients afin de garantir leur satisfaction.

Tâches et responsabilités

• Assurer une réponse aux clients dans les délais établis par la direction et effectuer un suivi rigoureux.
• Maintenir une communication proactive avec les clients pour les informer de l’avancement des travaux, des écarts par rapport à la soumission initiale, et obtenir leur approbation pour toute modification ou soumission supplémentaire.
• Conseiller les clients sur leurs besoins potentiels pour optimiser les revenus du département et assurer une maintenance efficace de leurs équipements (up-selling).
• Ouvrir systématiquement les bons de travail pour les réparations en atelier.
• Recueillir les informations nécessaires pour définir les besoins de réparation et rédiger de manière claire et précise le premier C (Complaint).
• Poser les questions de qualification pour déterminer si la machine peut être prise en charge.
• Valider que les bons de travail sont correctement complétés (3C : Complaint, Cause, Correction) et que les photos sont jointes.
• Fermer tous les bons de travail facturables dès la fin des travaux (facturation hebdomadaire).
• S’assurer en fin de mois que tous les bons de travail pouvant être clôturés le sont effectivement.
• Préparer les soumissions en collaboration avec le département des pièces, puis contacter les clients pour expliquer les détails et obtenir leur approbation.
• Effectuer un suivi des soumissions dans les délais prescrits et clôturer celles refusées en indiquant la raison du refus.
• Vérifier que tous les points mentionnés dans la soumission ont été réalisés.
• Prendre un dépôt selon les critères de l’entreprise pour les clients sans compte ouvert et sécuriser les informations de carte de crédit pour le paiement final.
• Encaisser les paiements des clients dès l’émission de la facture (pour les travaux en atelier).
• Collaborer avec l’Aviseur - Route pour les travaux commencés sur la route et transférés à l’atelier, en assumant la responsabilité de ces dossiers.
• Assigner au Coordonnateur aux Garanties les travaux sous garantie et les courtoisies.
• Travailler en étroite collaboration avec le Coordonnateur aux Garanties pour le soutenir si nécessaire.
• Vérifier les rappels et bulletins de service du fabricant.
• Ouvrir les bons de travail pour les rappels, coordonner avec les clients et assurer le suivi avec le Coordonnateur aux Garanties.
• Participer aux ROQ services.
• Suivre la progression des travaux avec le chef d’équipe et informer les clients si nécessaire.
• Organiser le transport des machines clients en collaboration avec le Camionneur.
• Coordonner les travaux clients ainsi que la préparation des machines neuves et usagées, en tenant compte des contraintes, urgences et priorités.
• Réagir rapidement aux imprévus opérationnels et ajuster la planification des inspections pré-livraison et des travaux en conséquence.
• Assurer le suivi des plaintes clients et de leur résolution, en rendant compte au Coordonnateur de Service.
• Coordonner les travaux à la demande du coordonnateur garanties, dans le respect des délais impartis le cas échéant.